Peran dan Tanggung Jawab Manajer Proyek

Secara umum pengertian tim proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelolaan proyek. Terdapat personil fungsional dan organisasi induk, terdapat juga personil yang menjadi inti dari tim. Pada tim inti hanya bertanggung jawab ke manajer proyek, sedangkan pada personil fungsional melapor kepada kedua atasan yakni manajer fungsional dan manajer proyek.

Ada dua tempat kedudukan tim ini proyek. Yang pertama tim inti bertempat di kantor pusat, yang menangani pekerjaan-pekerjaan perencanaan, menyusun jadwal dan anggaran, desain dan rekayasa dan kegiatan-kegiatan pembelian material dan perlengkapan pendukung proyek. Sedangkan anggota tim yang lain bertempat di lokasi proyek dengan dipimpin oleh seorang manajer lapangan. Tugas utama tim dalam kelompok ini adalah melaksanakan pekerjaan konstruksi atau pembangunan dan pekerjaan-pekerjaan lainnya.

Manajer Proyek

1. Peran Manajer Proyek

Peran Manajer Proyek sangat penting dan menjadi sentral, di mana tanpa adanya Manajer Proyek tidak akan ada manajemen proyek. Peran yang dimiliki seorang Manajer Proyek adalah sebagai integrator, kamunikator, pembuat keputusan, motivator, dan enterpreanur.

Sebagai pusat komunikasi, Manajer Proyek juga mempunyai peran untuk pengambilan keputusan. Keputusan yang menjadi wewenangnya antara lain mengenai relokasi sumberdaya, mengubah lingkup proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi.

Manajer Proyek juga sebagai enterpreanur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa berjalan. Manajer Proyek harus mampu mendapatkan orang yang terbaik dari unit fungsional dengan melakukan negosiasi dengan para manajer fungsional. Manajer Proyek juga seorang agen pengubah yang mempelopori pemakaian ide yang baru dan inovatif dan berusaha keras untuk mengatasi halangan untuk melakukan perubahan.

2. Tanggung Jawab Manajer Proyek

Tanggung jawab utama seorang Manajer Proyek adalah memberikan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan.

Secara garis besar tanggung jawab Manajer Proyek merupakan:

• Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran.
• Mengorganisasikan, memilih dan juga menempatkan orang-orang dalam tim proyek.
• Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.
• Memonitor status proyek
• Mengidentifikasi masalah-masalah teknis
• Titik temu dari para kunstituen; subkontraktor, user, konsultan, top management
• Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek
• Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan proyek tidak tecapai

Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

Seorang manajer proyek bekerja pada interface dan top management dan para teknologi atau teknisi, maka dia harus mempunyai kemampuan manajerial dan sekaligus kompetensi teknis serta beberapa kualifikasi yang lain. Latar belakang yang luas juga perlu dimiliki oleh seorang Manajer Proyek. Semakin tinggi perbedaan antara area fungsional, maka lebih terbuka terjadinya konflik dan semakin sulit untuk menyatukan mereka. Manajer Proyek juga perlu mempunyai pengetahuan dalam menggunakan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya, cashflow, penganggaran, insentif, hukuman dan sebagainya.

Setidaknya dapat dikelompokkan menjadi empat kategori kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer Proyek yang berhasil, diantaranya:

1. Karakteristik Personal

Adapun karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer Proyek antara lain:

• Mempunyai fleksibilitas dan juga mempunyai kemampuan beradaptasi yang tinggi
• Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif
• Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
• Punya sikap disiplin
• Seorang generalis
• Bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan
• Bisa menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia

2. Keterampilan Perilaku

Yang termasuk dalam kualifikasi keterampilan perilaku antara lain kemampuan mendengarkan secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. Ia juga harus membangun kepercayaan dalam tim dan juga harus menumbuhkan semangat tim.

3. Keterampilan Bisnis

Kemampuan yang dimaksud antara lain:

• Pemahaman tentang organisasi dan masalah bisnis itu sendiri
• Pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan
• Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek
• Punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari melatih dan mengambangkan kemampuan bawahan
• Kemampuan Teknis

Seorang Manajer Proyek perlu mengambil tindakan tentang hal-hal yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yang dijalankan. Dalam proyek yang rendah kandungan teknologi pemahaman teknis bida didapat dari pengalaman maupun latihan-latihan yang bersifat informal. Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian teknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang Manajer Proyek.

Anggota Tim Proyek

Brikut beberapa anggota tim proyek yang umumnya ada dalam pengelolaan proyek antara lain:

1. Contract administrator terlibat dalam penyiapan proposal, negosiasi kontak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyekm mengidentifikasi dan mendefinisikan perubahan-perubahan terhadap lingkup proyek, mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting, dokumentasi masalah hukum, modifikasi kontrak.

2. Project controller adalah membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

3. Project accountant membantu pekerjaan akutanasi dan finansial kepada manajer proyek, membantuk mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, dan menginvestivigasi masalah-masalah finansial.

4. Customer liason adalah perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek.

5. Production coordinator merencanakan, memonitor dan mengkoordinasikan aspek-aspek dari produksi.

6. Manajer lapangan mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir dari proyek kepada pelanggan.

7. Quality assurance supervisor mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenugan kualitas sesuai kebutuhan.

Peran Lain di Luar Tim Proyek

1. Manajer Program

Ada saatnya dalam suatu waktu perusahaan mempunyai banyak proyek yang harus ditangani. Masing-masing proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek. Perusahaan harus juga menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini bisa dinamakan dengan manajer program atau direktur proyek. Orang yang menduduki jabatan ini akan mengawasi seluruh proyek. Secara lebih rinci tugas dari manajer program antara lain:

• Mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek
• Memastikan bahwa arah dari semua proyek kini tidak melenceng dari tujuan strategis perusahaan
• Bekerjasama dengan para pemimpin fungsional perusahaan untuk melakukan alokasi sumberdaya dan menyelesaikan konflik pemakaian sumberdaya antar proyek dengan cara melakukan prioritas.
• Memasti kan bahwa perubahan yang terjadi dalam suatu proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu dan performansi dari proyek-proyek yang lain.
• Membantu dalam mengembangkan kebijakan-kebijakan, perencanaan dan teknik pengendalian manajer proyek.

2. Manajemen Puncak

• Manajer puncak bertanggung jawab untuk mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek. Sehingga ada beberapa tugas yang wajib dikerjakannya.
• Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajer proyek relatif terhadap manajer yang lain
• Menentukan linkup dan batasan tanggung jawab pengambilan keputusan yang dimiliki manajer proyek
• Menetapkan kebijakasanaan dalam penyelesaian konflik dan penetapan prioritas
• Menjabarkan tujuan-tujuan yang akan digunakan untuk mengevaluasi perfromansi manajer proyek
• Merencakan dan memberikan dukungan pada sistem manajemen proyek yang bisa menyediakan informasi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian, pemeriksaan, dan evaluasi proyek-proyek yang dilaksanakan.

Previous

Next