Organisasi di Dalam Proyek

Perubahan struktur organisasi diperlukan ketika perusahaan berkembang dan struktur yang lama mulai kewalahan menghadapi pekerjaan yang ada karena perubahan kondisi lingkungan, teknologi, tingkat kompetisi dalam perusahaan.

Dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:

• Berdasar produk : Pembagian organisasi berdasarkan produknya sehingga perlu dibentuk beberapa divisi
• Berdasar lokasi : Membagi organisasinya berdasarkan wilayah regional
• Berdasar proses : Membagi organisasinya berdasarkan proses pembuatan produk
• Berdasar pelanggan : Membagi divisi produksi produk berdasarkan usia untuk melayani konsumen
• Berdasarkan Fungsi : Membagi organisasinya berdasarkan fungsi- fungsi seperti keuangan, personalia, produksi dan lain-lain.

Beberapa perusahaan besar menggunakan metode campuran untuk berbagai tingkatan organisasi yang berbeda.

Persoalan ketika proyek dimulai, yakni:

• Bagaimana organisasi proyek melekat pada organisasi induk?
• Bagaimana proyek harus di organisasikan?

Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

Untuk memberikan ternpat untuk proyek, kita bisa memasukkan proyek sebagai bagian dari divisi fungsional dari perusahaan. Organisasi fungsional memecah departemennya berdasarkan fungsi- fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Personel bisa berasal dari unit fungsional di mana proyek itu berada. Selagi diperlukan, personel bisa berasal dari unit fungsional lain dalam organisasi tersebut.

Keuntungan dari struktur organisasi proyekyang melekat pada unit fungsional adalah:

• Terdapat fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.
• Orang- orang yang mempunyai keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.
• Orang- orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkandalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
• Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi berlangsungnya teknologi bila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk.
• Divisi fungsional mempunyai jalur- jalur karir bagi mereka yang mempunyai beberapa keahlian tertentu. Proyek bisa menjadi ajang untuk menunjukkan prestasi yang bisa mempengaruhi perkembangankarirdiorganisasinya

Keterbatasan dari struktur organisasi proyek yang melekat pada unit fungsional adalah:

• Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang yang terlibat proyek karena lebih memberikan perhatian kepada unit fungsional darimana mereka berasal
• Divisi fungsional cenderung berorientasi dengan aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya
• Terkadang tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek
• Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek lebih ke arah lemah
• Tidak memberikan pendekatan yang holistik kepada proyek

Tim proyek yang hanya terdiri dari satu unit fungsional dipimpin oleh project expeditor dan berasal dari unit itu sendiri serta kedudukannya dibawah pimpinan unit fungsional seperti pada gambar di bawah ini. 

Jika dalam proyek harus dilibatkan personil dari unit fungsional lain di luar unit fungsional pengelolan proyek, maka akan terjadi masalah pada strukutur ini karena antar unit tidak ada otoritas silang. Mengatasi masalah ini dengan menambahkan jabatan pimpinan proyek atau koordinator proyek. Para koordinator proyek akan mengkoordinasikan pekerjaan yang berhuhungan dengan proyek. Secara vertikal ia tidak mempunyai otoritas, tetapi keputusan-keputusan tentang anggaran, jadwal dan per formansi proyek ada ditangannya.

Perlu ditekankan bahwa bentuk dari organisasi bukan sesuatu yang baku. la bisa bervariasi walaupun bentuk dasarnya sama. Dalam literatur lain terdapat bentuk-bentuk organisasi yang lain, yakni:

• Taskforce yaitu kelompok orang yang berasal dari berbagai bidang dari berbagai fungsi membentuk kelompok dalam rangka untuk menyelesaikan suatu masalah atau kasus. Setelah masalah selesai kelompok inipun buhar.
• Lialison role yaitu suatu kelompok atau personil yang menjembatani dua departemen pada tingkat yang lebih bawah. Ini dibentuk bila dua departemen tersebut terlibat proyek atau pekerjaan bersama

Organisasi Proyek Murni

Bentuk lain dari organisasi proyek ialah organisasi proyek murni (pure project organization). Proyek terpisah dari organisasi induk. la menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan dari kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah:

• Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang yang penuh untuk mengelola proyek.
• Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab kepada manajer proyek
• Rantai dari komunikasi menjadi pendek, yakni rantai antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
• Adanya kesatuan komando.
• Bentuk ini cukup simpel sehingga dengan mudah dilaksanakan.
• Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.
• Bila proyek selesai maka akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
• Ketidakkonsistenan prosedur dapat sering terjadi dengan memakai alasan "memenuhi per mintaan klien".

Organisasi Matriks

Organisasi matriks merupakan kombinasi keduanya. Organisasi matriks merupakan organisasi proyek murni yang erat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Gambar menunjukkan contoh bentuk organisasi matriks.

Gambar di atas adalah contoh organisasi proyek yang melekat pada organisasi indukdengan struktur matriks. Di dalam contoh ini, perusahaan induk memiliki dua proyek yang dikelola di bawah divisi otomotif, yaitu proyek A dan proyek B. Kedua proyek bisa menggunakan sumberdaya dari unit fungsional yang sama dari divisi otomotif. Alokasi sumberdaya ini bisa dilakukan dengan mengecek proyek mana yang lebih diprioritaskan dan bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan tersedia.

Pendekatan matriks ini mempunyai kelebihan-kelebihan:

• Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
• Karena organisasi matriks melekat dengan unit fungsional organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional.
• Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkaitan dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek selesai.
• Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien dapat dengan cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek murni.
• Dengan adanya manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap terjaga.

Bila terdapat beberapa proyek yang bersamaan, organisasi matrik memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang guna mencapai berbagai target dari beberapa proyek yang berbeda-beda.

Pendekatan holistik terhadap kebutuhan organisasi secara menyeluruh ini memungkinkan proyek dijadwalkan dan diberikan porsi personel untuk mengoptimalkan performansi organisasi secara menyeluruh dan tidak hanya mengutamakan keberhasilan suatu proyek dengan mengorbankan proyek yang lain.

Memilih Bentuk Proyek

Seorang manajer proyek sedikit yang bertanggungjawab untuk melakukan perancangan organisasi proyek. Tetapi bisa memberikan saran pada orang yang melakukannya. Tidak mungkin dietapkan untuk organisasi mana yang paling baik dalam rangka menagani proyek. Bagaimana suatu bentuk organisasi bisa dipilih, sangat sulit diterangkan bahkan praktisi senior sekalipun. Pilihan sangat dipengaruhi situasi dan kadang-kadang bersifat intuitif namun secara umum dapat diberikan kriteria yang mendasari pemilihan bentuk ini, antara lain:

• Frekuensi adanya proyek baru
• Berapa lama proyek berlangsung
• Ukuran proyek tingkat pemakaian tenaga kerja modal dan sumber daya yang dibutuhkan
• Kompleksitas dari hubungan jumlah bidang fungsional yang terlibat didalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.

Matriks dan organisasi proyek murni lebih cocok digunakan untuk proyek-proyek berskala menengah, besar dan kompleksitas yang sedang dan tinggi. Kriteria-kriteria lain untuk pertimbangan pemilihan bentuk organisasi adalah ketidakpastian,keunikan,pentingnya faktor biaya dan waktu. Suatu proyek yang mempunyai kepastian tinggi dan mempunyai sedikit resiko sedangkan faktor biaya dan waktu bukan masalah penting lebih sesuai dikelola oleh task force. Sedangkan untuk proyek yang berisiko tinggi dan penuh ketidakpastian,biaya dan waktu merupakan hal yang kritis, lebih cocok digunakan matriks atau organisasi proyek murni.

Studi Kasus

Kasus berikut diambil dari buku Kerzner (2003) – Jones dan Shephard Accountants lnc : Untuk dapat berkompetensi dengan kompetitif,Jones and Shephard Accountants lnc orporated (J&S) mendirikan Information Service Division (ISD) yang didesain untuk kepemblelajaran dan analisis. Karyawan dan fasilitas dari ISD terus ditambah agar dapat membantu pemenuhan kebutuhan costumer.

Meski demikian, kinerja dari divisi itu mengecewakan direktur ISD. Tidak ada personel yang secara khusus mempunyai tanggung jawab dalam mendorong kerja proyek, dan costumer eksternal tidak tahu harus menghubungi siapa untuk mengetahui status proyek. Direktur ISD juga menemukan fakta bahwa sebagian besar waktu dihabiskan untuk menangani kegiatan harian dibandingkan dengan perencanaan strategis dan formulasi kebijikan. Masalah yang terbesar khususnya dialami oleh proyek x dan proyek y. Direktur ISD berpendapat bahwa keudua proyek ini cukup penting untuk ditangani full-time project manajer untuk tiap proyek.

Adanya struktur organisasi yang berbasis harian membawa banyak kesulitan bagi kinerja ISO. Manajer sistem diminta untuk mempertimbangkan suatu struktur yang dapat memenuhi kebutuhan di masa depan.

Manajer sistem mempertimbangkan untuk memakai bentuk matriks dalam organisasi ISO. Untuk membantunya memutuskan struktur organisasi yang tepat, manajer sistem menyewa konsultan dari luar yang bertugas untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang dapat terjadi apabila organisasi benar-benar dirbah menjadi bentuk matriks. Konsultan tersebut pun menemukan permasalahan-permasalahan berikut:

• Manajer oprasional memiliki kendali terhadap lebih dari 50% SOM diperusahaan. Hal ini lebih baik dipecahkan secara perlahan dan hati-hati.
• Pool secretary diposisikan terlalu tinggi dalam struktur organisasi supervisor yang bekerja dibawah associate director harus ditempatkan pada lebel yang lebih bawah jika posisi associate director dihilangkan.
• Salah satu area yang bermasalah akan mencoba meyakinkan corporate bahwa perubahan mereka akan bermanfaat. Manajer sistem harus meyakinkan bahwa perubahan yang terjadi tidak akan menambah manpower.
• Manajer sistem bisa mempertimbangkan untuk membuat departemen atau proyek terpisah yang akan berhubungan dengan costumer.
• Memperkenalkan struktur matriks pada karyawan dapat menimbulkan masalah. Biasanya mereka akan memperhatikan posisi mereka di struktur yang baru: apakah mereka akan mendapatkan kekuasaan dan status yang sama atau justru mereka mendapatkan kekuasaan dan status yang lebih rendah.

Previous

Next