Konsep dan Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek merupakan keharusan, bukan lagi sekedar pilihan. Ini berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlukan sebagai pekerjaan biasa. Dengan demikian perlu adanya penerapan manajemen proyek secara benar. Maka memahami manajemen proyek secara benar sangatlah penting dalam rangka bisa melasanakannya.

Pembuatan jalan tol Cipularang yang menghubungkan Jakarta-Bandung yang mempersingkat waktu tempuh kedua kota itu dilakukan dengan menggunakan cara pengelolaan pekerajaan yang berbeda dengan pengelolaan pekerjaan-pekerjaan reguler. Batasan waktu yang disediakan dan biaya yang dianggarkan serta kualitas jalan merupakan hal-hal yang harus dipenuhi dalam penyelesaian pekerjaan tersebut. Begitu juga ketika pemerintas Indonesia ia membangun kembali provinsi Aceh dari kehancuran akibat bencana tsunami, pemerintah menugaskan tim khusus dengan manajemen khusus juga untuk melakukan pekerjaan tersebut. Pada kedua contoh itu telah berlangsung suatu pekerjaan besar yang perlu perencanaan dan pelaksanaan secara sungguh-sungguh dan dalam waktu tertentu.

Contoh pekerjaan proyek yang lain adalah pembuatan corporate plan. Suatu perusahaan perlu membuat rencana strategis untuk jangka lima tahun kedepan. Rencana ini sering disebut dengan corporate plan. Kepada konsultan ini diberi batasan waktu, biaya dan lingkup pekerjaan tertentu yang wajib diselesaikan. Dalam contoh tersebut, dari dua proyek yang pertama berhubungan dengan pekerjaan konstruksi, dan pekerjaan yang ketiga lebih bersifat ke arah pekerjaan jasa. Contoh di atas hanya sekedar memberi gambaran bahwa banyak di sekitar kita kejadian yang dinamakan proyek yang pengelolaannya pun perlu cara khusus agar bisa menghasilkan output yang lebih baik.

Definisi Proyek

Kenapa contoh pekerjaan-pekerjaan di atas dinakaman proyek, sementara itu kegiatan-kegiatan manusia yang lain, seperti menanam padi atau jagung, pembayaran gaji bulanan para karyawan di suatu perusahaan, pelaksanaan perkuliahan di perguruan tinggi tidak definisikan begitu? Apa yang di maksud dengan proyek?

Proyek dapat didefinisikan sebagai sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu pula. Sebuah proyek terdapat beberapa karakteristik penting yang terkandung didalamnya yaitu:

• Sementara (temporary) berarti setiap proyek selalu memiliki jadwal yang jelas kapan dimulai dan kapan harus diselesaikan. Sebuah proyek berakhir akan jika tujuannya telah tercapai atau kebutuhan terhadap proyek itu tidak ada lagi sehingga proyek tersebut dihentikan.
• Unik artinya bahwa setiap proyek akan menghasilkan suatu produk, solusi, service atau output tertentu yang berbeda-beda satu dan lainnya.
• Progressive elaboration adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu sementara dari unik. Setiap proyek terdiri dari beberapa langkah-langkah yang terus berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir. Setiap langkah semakin memperjalas tujuan proyek.

Karakteristik-karakteristik di atas tersebut yang membedakan aktifitas suatu proyek terhadap aktifitas rutin operasional. Aktifitas operasioanl cenderung bersifat terus-menerus dan berulang-ulang sementara aktifitas proyek bersifat temporer dan unik. Dipandang dari segi tujuannya, aktifitas proyek akan berhenti ketika tujuan telah terpenuhi. Sementara itu aktifitas operasional akan terus menyesuaikan tujuannya agar pekerjaan tetap berjalan.

Definisi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), keterampilan (skills), alat (tools), dan teknik (tecniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. Manajemen proyek dilaksanakan lewat aplikasi dan integrasi tahapan proses manajemen proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring, dan controlling hingga akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut. Di dalam pelaksanaan setiap proyek selalu dibatasi dengan kendala-kendala yang sifatnya saling mempengaruhi dan biasa disebut sebagai segitiga project constraint yaitu lingkup pekerjaan (scope), waktu dan biaya. Di mana keseimbangan dari ketiga konstrain tersebut akan menentukan kualitas suatu proyek. Perubahan dari salah satu atau lebih faktor tersebut akan mempengaruhi setidaknya satu faktor lainnya.

Perusahaan juga perlu menjaga agar pencapaian yang diperoleh dalam pelaksanaan proyek tetap menjaga hubungan baik dengan pelanggan (customer relation). Di dalam pelaksanaan proyek ada tawar-menawar (trade off) antara berbagai pembatas. apabila kualitas hasil ingin dinaikkan, akan membawa konsekuensi kenaikan biaya dan waktu. Sebaliknya, apabila biaya ditekan agar lebih murah dengan waktu pelaksanaan tetap sama, maka konsekuensi kualitas bisa turun. Di bawah ini gambar pembatas-pembatas dalam pelaksanaan proyek.

Macam-Macam Proyek

Menurut jenis pekerjaanya suatu proyek bisa diklasifikasikan antara lain sebagai berikut:

1. Proyek Konstruksi

Dalam proyek ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Sebagai contoh seperti proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.

2. Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bisa berupa penemuan produk baru, penemuan alat baru atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Jenis proyek ini bisa muncul di lembaga komersial maupun pemerintah. Setelah adanya produk baru yang ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul dengan pembuatan secara massal untuk dikomersialisasikan.

3. Proyek yang Berhubungan dengan Manajemen Jasa

Proyek ini seringkali muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini berupa:

• Perancangan struktur organisasi
• Pembuatan sistem informasi manajemen
• Peningkatan produktivitas perusahaan
• Pemberian training

Timbulnya Ide Proyek

Cara munculnya ide proyek akan membawa pengaruh bagaimana suatu pekerjaan proyek bisa didapatkan oleh suatu perusahaan. Berikut macam-macam cara munculnya ide proyek, antra lain:

1. Dari Klien Langsung ke Konsultan Kontraktor

Proyek yang datangnya dari klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, dimana sudah jelas jenis pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti ini biasanya tidak ada proses tender sehingga tidak ada suasana yang kompetitif dalam perebutan proyek. Hal bisa ini terjadi jika terdapat hubungan baik antara pemberi dan penerima proyek. Banyak sekali proyek seperti ini, khusunya untuk proyek yang nilainya relatif kecil. Contoh, di suatu perusahaan swasta meminta konsultan manajemen untuk membuat suatu corporate plan.

2. Karena Ada Tawaran Dana

Terdapat proyek yang muncul karena adanya tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan adanya tawaran tersebut kita bisa menyusun proposal proyek. Di berbagai lembaga pendidikan sering ada tawaran dan penelitian untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu. Dengan adanya ini suatu tim atau perorangan akan mengajukan suatu proposal penelitian. Jika seandainya proposal ini disetujui, maka dilakukanlah sebuah proyek penelitian.

3. Lewat Proses Lelang

Dalam jenis ini ide proyek muncul karena adanya tawaran lelang. Di sini suatu konsultan atau kontraktor harus berkompetisi agar memenangkan tender lelang. Proses yang harus dilewati biasanya lebih rumit dan panjang. Keprofesionalan suatu perusahaan bisa teruji di sini. Jika tender dilakukan secara fair maka hanya perusahaan yang benar-benar profesional di bidangnya yang kemungkinan besar bisa memenangkan persaingan dan yang akan dipilih sebagai pelaksana proyek. Proyek-proyek pemerintah untuk pembangunan jalan, irigasi, fasilitas publik yang lain dan pengadaan alat biasanya masuk dalam kategori proyek ini.

4. Dari dalam Perusahaan Sendiri

Ide proyek yang berasal dari dalam perusahaan sendiri dengan sumber dana dari perusahaan, dan akan dikerjakan sendiri oleh perusahaan. Proyek-proyek perbaikan peroses, fasilitas ataupun manajemen produksi suatu perusahaan manufaktur atau riset dan pengembangan masuk dalam kategori ini. Misalkan, suatu perusahaan membuat tim untuk mendesain suatu statistical process control lalu diterapkan di salah satu lini produksi. Munculnya ide juga berasal dari dalam dan dikelola oleh orang-orang dari dalam perusahaan sendiri.

5. Melalui Penawaran

Jika suatu perusahaan atau konsultan tidak mendapatkan pekerjaan, maka sangat mungkin perusahaan tersebut akan menawarkan produk atau jasa atau solusi daro suatu persoalan kepada perusahaan atau individu yang potensial memerlukannya. Dari situ mungkin calon kustomer akan tertarik untuk membeli produk atau solusi yang ditawarkan, di sini pekerjaan proyek bisa muncul karena keaktifan pihak konsultan. Sebagai contoh, suatu konsultan bisa melakukan presentasi ke suatu perusahaan mengenai pekerjaan apa saja yang bisa dikerjakan pleh konsultan ini untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang didatanginya. Misalkan pekerjaan pembuatan sistem informasi manajemen.

Keberhasilan Manajemen Proyek

Manajeman proyek bisa dianggap sukses jika bisa mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi syarat berikut:

• Dalam waktu yang dialokasikan
• Dalam biaya yang dianggarkan
• Pada performansi atau spesifikasi yang ditentukan
• Diterima kustomer
• Dengan perubahan lingkup pekerjaan minimum yang disetujui
• Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama organisasi
• Tanpa merubah budaya (positif) perusahaan

Ukuran Proyek

Proyek dapat dilihat dari sumberdaya yang dibutuhkan, biaya nya dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Hal-hal ini digunakan sebagai kriteria ukuran proyek. Sehingga ukuran proyek bisa dilihat dari:

• Jumlah kegiatan
• Besarnya biaya
• Jumlah tenaga kerja
• Waktu yang diperlukan

Sedangkan tingkat kompelsitasnya suatu proyek ditandai dengan:

• Jumlah kegiatan dan hubungan antar kegiatan
• Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok atau organisasi dalam proyek
• Jenis dan juga jumlah hubungan antar kelompok di dalam organisasi dan pihak luar
• Tingkat kesuliatan suatu proyek

Suatu proyek bisa berukuran besar dengan jumlah kegiatan yang banyak, tenaga kerja besar namun tingkat kesulitannya sedang. Pembangunan kompleks perumahan model rumah baru mungkin bisa mewakili contoh ini.

Previous

Next